該怎么寫投標文件才能提升中標率
投標文件的編寫不是一份簡簡單單的編制工作或者任務，而是需要編制人員明確編制目標，清楚掌握項目投標的各個細節與數據，這樣才能有效轉化成優秀的投標文件以及可觀的中標率。我們在這篇就來看看該怎么寫投標文件才能提升中標率。
在談這件事兒之前，有兩個問題需要思考：
第一、 投標文件是寫給誰看的?
第二、投標文件是要把誰PK下去?
對于第一個問題，投標文件當然是給專家看的。
所以應該能讓專家在現場評標時快速看到他想看的內容，所以投標文件能做到清晰、完整就非常重要。
所謂清晰是做到方案框架一目了然，上下文思路清晰，文檔格式整齊漂亮，語言簡潔干練，能夠充分體現合理性和科學性。
所謂完整是內容要全，能夠做到充分響應招標文件中評分標準、技術需求，面面俱到。
對于第二個問題，投標文件當然是為了能夠拿到更高的分數。因此在投標之前一定要進行投標策略分析，主要是分析競爭對手情況，總結出自個兒公司的投標優勢所在、投標劣勢所在，在編制過程中突出公司優勢，規避公司劣勢。
對于競爭對手分析因為每個項目情況都不同，這里不多說，重點來說說如何能夠把投標文件寫得更清晰、更完整。
我將從投標文件本身、投標過程管理、日常積累三個角度來分析。
一、投標文件本身分析
(一)如何做到清晰
1、寫清楚目錄結構
目錄結構的編制除了要遵循招標文件對目錄和格式的要求之外，還需要做到以下兩點：
1)目錄結構內容要全，而且要有上下文邏輯關系。
2)目錄結構一定要結合評分標準，能夠在目錄上讓專家一目了然地看到評分點所在的章節。
2、寫清楚評分指引表和偏離表
這兩個表格也是為了方便專家在進行是否符合實質性響應和打分時使用。
評分指引表很多時候并非是招標文件要求，而是我們投標方為了能夠讓專家更高效地打分，制作的對應到章節的表格，能夠讓專家實現傻瓜式快速打分。
技術偏離表是為了方便專家清楚地了解到技術需求要求的內容標書都響應到了。
3、封裝要清晰
其中有些地方重視標書厚度，以及形式是否好看，那么就一定要把標書做厚度，并且可以做個有特色的封皮。
若文件很厚，則可以把投標文件進行分冊裝訂。
若有述標環節，可以把講標的PPT以彩頁的形式打印出來發給在場的專家。
4、突出我方的亮點
要做到突出我方的亮點，關鍵在于：
第一有幾張邏輯清晰、能夠體現對項目深刻理解的圖。
第二是要有對這個項目關鍵點的思考和理解，這個關鍵點一定是能夠突出我們公司優勢的。
(二)如何做到完整
完整主要是指招標文件要求的內容必須都進行響應，主要是內容方案的完整。而在此同時，又要能夠突出重點內容，以方便專家能夠快速鎖定關鍵點。
因此，主要是從以下兩個方面闡述：
1、內容的完整
內容的完整主要是指對于招標文件中對于項目的要求必須做到全部響應。
從項目建設內容到項目建設周期，再到項目建設管理，必須面面俱到。
尤其是必須能夠響應到隱藏在不顯眼的地方的需求，比如在功能點中與其他系統的對接。
2、重點內容的突出
專家在很短的時間內，主要看的內容是項目建設關鍵點是如何解決的，需求分析是否能體現對項目整體理解，項目建設思路是否清晰，項目工期和人員安排是否合理。
所以這幾塊內容一定要著重寫，并且若有講標環節，則需要把這些內容講清楚。
其中建設思路是否梳理的清楚需要有五張圖，包括：
1)系統總體架構圖：就是我們傳統所說的七層圖，主要是講清楚系統總體架構是什么。
2)系統功能結構圖：主要用來描述清楚有哪些主要子系統和功能模塊。
3)系統應用結構圖：主要是用來描述清楚內部子系統之間的關系，以及與外部系統之間的關系。
4)系統數據結構圖：系統有哪些數據，以及如何流轉。
5)系統部署圖：描述未來網絡怎么走，如何進行部署。
二、從投標過程管理分析
由于投標整個過程，時間非常緊張，而且又涉及到很多人的協作，包括銷售、N個售前、銷售助理、系統集成人員、項目實施人員等，因此一定要做好整個投標過程的管理。
在過程中關鍵要實現進度把控、質量把控，而要做好這兩點，一定要開好兩個會，做好一張表。
(一)投標啟動會
投標啟動會是指在投標開始時要召所有跟這個項目相關的人員的會議，目的在于大家達成共識，統一行動。
開好投標啟動會的關鍵在于大家的積極參與，同時要有牽頭人事先仔細研究招標文件;
會議討論的內容包括以下幾個方面
1、項目前期背景介紹：由前期參與人員負責
2、招標文件分析：主要是實現確認哪些是廢標條款，評分標準，是否有疑問之處來通過銷售確認。
3、人員分工確認：包括人員分工和主要時間節點。主要是看參會的各位是否有問題，包括demo制作和授權代表的確認。
4、 項目的關鍵點和重難點分析：由于這個部分比較重要，而組織會議又十分難得，因此可以讓大家進行頭腦風暴。
(二)投標評審會
投標評審主要是對投標文件進行審核，主要分兩次，一次是初稿的審核，一次是終稿的審核。
而投標評審很多時候是可以通過郵件形式進行的，而會議的召開，主要是大家對于一些尚存疑的問題進行討論。一般在初稿審核的時候建議是會議形式，而終稿審核通過郵件形式。
1、初稿的編制和審核
初稿的編制主要關注投標文件的完整和清晰
編制過程中還需要關注每個人進度(可以要求郵件回復進展情況)以及遇到的問題(協調資源并解決)。
初稿的審核主要關注是否充分滿足和響應評分標準，其中比較重要的也包括對需求分析、重點的圖以及項目關鍵點的審核。
初稿評審會議需要把參與投標的人員全部召集起來，會議討論事項可以包括以下內容：
投標文件的檢查：大家集中起來把稿子過一遍(統一思想，前后協調)。
重難點問題的核定確認：對于應標尚不明確的內容進行討論
系統演示和PPT講解預演：若由需要講標的環節，則需要對demo預演，看是否需要補充加強;若有PPT講解環節，則需要講標人提前講一遍PPT，大家再統一提供意見。
2、終稿的編制和審核
終稿的編制主要是對初稿評審會議，大家提出的問題進行修改補充確認。
終稿的審核重點關注是否有格式錯誤，是否存在廢標項，一些常規性的錯誤(比如拷貝粘貼中沒有改掉的其他項目名稱、其他省市的名稱等)。
(三)投標評審表
所謂投標評審表就是為了審核而準備的，把標書所對應的廢標項目、所涉及的得分點項目、以及其他待檢查內容做到一張表里，從而能夠實現審核過程中重點清楚、沒有遺漏。
而審核表的制作可以包括以下幾項：
1、標書廢標項
可以在招標文件中搜索“廢標”“無效”等字眼，并且需要把標書要求的資格項目列入。
2、評分標準項
把評分標準項目列入。
3、標書重點項
項目名稱
項目編號
項目工期
售后服務期限
投標有效期
付款條件
……
4、格式項目
全文頁碼是否統一
全文字體是否統一
是否有空白頁
……
5、其他常規錯誤
是否含有其他項目名稱
是否含有其他省市名稱
……
三、從日常積累分析
雖然標書質量高低在于當時投標的整個過程的投標文件和投標質量的高低，但是很多功夫都在平時，所以在日常積累需要注意以下幾個方面：
1、 一定要細心
投標需要耐心和細心，急不來。
如果在這個階段粗心而廢標，前期所有的努力都會因此付諸東流。
曾經有人因為投標文件沒有逐頁小簽而廢標。
也有人因為沒有帶原件而被廢標的。
……
因此，投標無小事，臨門一腳，必須要做到團隊共同審核，認真仔細。
2、日常多積累投標方案
由于從招標文件發布到投標文件的遞交，通常時間并不長。尤其是每年的八月到十一月份，又是投標集中的季節。
因此在平時，一定要多積累方案，形成資料庫，這樣才能夠在投標的時候快速找到相應資料，不至于太焦慮。
3、要多思考，不能只靠復制黏貼
即便是投標文件有很多可以參考的方案，但是也要有自己的思考。
每一個項目都有其個性的點，為了響應一條評分標準你可以花半天時間，也可以花兩天時間，有效思考得出的結果肯定是不一樣的。
4、每次投標都要進行總結
投標后要做投標總結，無論是輸贏。
可以總結下本次做的好的、以后需要改進的以及本次積累下的行業知識或技術知識。
只有這樣才能夠持續地改進和提高。
未來的政府信息化項目投標越來越趨向于公平透明競爭，對于售前來說，只有提供了更高質量的投標文件，并且不斷提高中標率，才會更有競爭力。
通過上文我們了解到該怎么寫投標文件才能提升中標率。做過的項目越多越明白需要首先確認清楚 投標文件是寫給誰看的，以及投標文件是要把誰PK下去。
